Registrační povinnost u ÚOOÚ

Pokud získáváte, ukládáte a zacházíte s osobními údaji, vztahuje se na vás registrační povinnost. V případě, že máte svou databázi klientů a jejich údajů, jste správcem vy.

Registrační povinnost je upravena § 16 zákona č. 101/2000 Sb., podle něhož oznamovací povinnosti podléhá každé zpracování osobních údajů prováděné správcem, na které není možné aplikovat některou z výjimek z této povinnosti upravených v § 18 zákona.

Upozorňujeme, že povinností správce je zpracování (podléhající oznamovací povinnosti) oznámit Úřadu ještě před jeho samotným zahájením.

Registrační povinnost se nevztahuje na ty, jež s údaji pracují a zpracovávají je. „Oznamovací povinnosti nepodléhají zpracovatelé, ani jiné osoby, které se na zpracování podílejí“. Definice správce a zpracovatele osobních údajů můžete najítv § 4 písm. j), resp. k) zákona č. 101/2000 Sb.
       
Je tedy e-mailová adresa osobním údajem? Odpověď je spjatá s otázkou, jestli je e-mailová adresa osobním údajem. Mgr. František Nonnemann, který je zaměstnancem UOOU pro server ePravo.cz uvedl:

„E-mailová adresa přidělená zaměstnanci zaměstnavatelem, která obsahuje příjmení a v některých případech i jméno či jeho iniciálu zaměstnance spolu s označením zaměstnavatele, tak v daném čase, pokud je aktuální, osobním údajem bude prakticky vždy."

Je jasné, že na základě takovéto e-mailové adresy je možné tohoto zaměstnance přesně identifikovat a zároveň jednoduše kontaktovat.

U soukromých e-mailů na freemailových účtech je situace poněkud obtížnější. Stále platí, že mohu prostřednictvím e-mailu kontaktovat jejího majitele. Pokud však její majitel neuvede své jméno a další údaje, není téměř možné jen na základě znalosti této adresy osobu identifikovat. Neboť při zakládání freemailové adresy není nutností používat své údaje (mohu si vybrat jakékoli jméno). Podle názoru Mgr. Františka Nonnemanna se při znalosti takovéto „bezvýznamné“ e-mailové adresy o osobní údaj jednat nebude.

Vzhledem k tomu, že nedokážete ovlivnit to, jaký e-mailový kontakt vám vaši uživatelé poskytnou, je vaší povinností registrovat se na ÚOOÚ i v případě, že je e-mail jediný údaj, který získáváte.

Jak se zaregistrovat? Registrovat se lze bezplatně přímo na stránkách ÚOOÚ.

Stačí přijít na webové stránky úřadu a vyplnit formulář online. Pokyny k vyplnění formuláře najdete ZDE.
Zde najdete přímo odkaz na online formulář.